关于加快推进档案数字化转型的建议

发布时间:2021-01-15

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文/苏艳华

  随着计算机网络技术、数字技术以及多媒体技术的快速发展,其影响力逐渐渗透到了档案及其管理、利用等诸多环节,在档案实体管理中显现出了强大的生命力。近年来我国不断加强和推进档案数字化工作,“十二五”期间,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,提出要建立健全方便人民群众的档案利用体系,大力开展传统载体档案数字化工作,及时以数字化档案代替原件提供利用,切实推进档案存储数字化和利用网络化。2016年4月,国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确提出到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化,2017年,国家档案局先后发布了《纸质档案数字化规范》《干部人事档案数字化技术规范》等标准细则,但时至今日,数字档案在日常生活中的应用仍未普及,究其原因,有以下几方面:

  1、档案数字化工作体系尚需完善。目前国内大部分地方档案数字化建设已纳入信息化建设和电子政务建设总体规划,但从纵向角度看,从国家到地方的档案数字化建设工作体系还没有完整建立,地区之间不平衡的现象比较突出,不利于各地各部门统一步伐。从档案数字化建设的角度出发,也应明确自上而下的关系,加强业务指导和横向协调,增强档案数字化在信息化和电子政务建设管理体系中的参与。

  2、档案数字化应用系统建设体系有待统一。受建设资金来源、投入机制和部门利益等因素制约,通常只能以省为单位实现区域内互联,几乎无法实现互通,这一矛盾在2020年健康码互联互通互认中也被充分体现,健康码看似是公民实时信息的体现,但本质上还是对公民部分档案信息的提取和对比,本质上仍涉及档案数字化应用,这一难题短期内仍难以实现。

  3、档案远程利用中的互相认证体系尚需建立。远程利用档案室档案数字化后的重要应用之一,能够大大简便群众查找利用档案的过程,特别是在数字认证、电子印章等逐步推广应用后,远程利用档案的可信度将大大提高,但要真正实现“足不出户”利用档案的理想状态,还需要进一步加强互认互信的信用体系建设。

  针对制约档案数字化建设的瓶颈问题,建议循序渐进、因地制宜,加强以下四大体系建设:

  一、巩固和完善统一的档案数字化工作体系

  档案数字化建设工作理顺管理体制,完善运行机制,上级管理部门应发挥高位统筹、协调推动、高效运作、平衡进度、监督考核的作用,加大档案部门在档案数字化建设工作中的统筹协调力度,形成上下联动、协同统一的档案数字化工作体系,提升档案数字化工作在信息化建设及电子政务建设工作中的比重,通过一网统管建设全力推动档案数字化建设。同时要进一步落实和细化档案数字化建设专项规划,按年度指定推进计划,制定工作任务分解表,明确目标任务、责任单位和完成时限。同时要建立起档案数字化建设绩效评估体系,通过“以评促建”的方式推进工作开展。

  二、规划建设统一的档案信息资源共享体系

  档案信息资源建设一方面要加快推进数字化等基础性工作,另一方面要加强档案信息资源的整合开发。要积极推动各单位、各部门逐年制定档案数字化工作计划,加大人力、财力、物力投入,做好存量档案的数字化工作,同时强化档案信息产生单位的主体责任,对增量档案要按照谁产生、谁负责的原则,加快档案信息全文数字化进度。同时加强文本文件和图形文件关联并存制度的落实,实现档案全文检索,提高档案查准率和查全率。此外,应按照国家标准建设统一的档案信息管理系统,以需求为导向制定档案信息资源共享目录,以服务民生为重点,探索形成区域内档案信息资源共享工程。

  三、整合完善统一的技术支撑和资金保障体系

  档案数字化建设离不开技术支撑和资金保障,要加大基础设施投入力度,结合数字城市和大数据中心建设,不断完善基础建设。同时加强安全基础设施建设,筹建本地、异地备份中心,及时升级和增强各类安全访问技术的应用和信息技术防范能力,确保档案信息安全。应积极推动档案信息网络互连互通,依托省际专网及各地政务信息资源内网,实现从上到下的互联互通,打造档案信息网络共享平台。

  四、推动建立统一的档案信息远程查阅利用系统

  按照档案法、保密法、政府信息公开条例的要求,科学设定各级各类档案公开级别,建立档案信息资源网上公开标准体系和评估体系。对已经明确公开的文件,责成信息公开主体部门按标准文件格式发布,提高规范化、标准化水平,对部分公开或涉及个人隐私类文件,可以采取目录公开的形式提供远程检索,并对注册认证用户开放远程利用服务。对不宜在互联网上公开的文件,可参照政府信息已申请公开的程序,在档案馆等特定地点提供查阅服务。

  档案数字化建设任务具有长期性、艰巨性和复杂性的特点,同时还具有与时俱进的特点,在档案数字化工作推进过程中,应注重对新工具、新技术、新方法的吸收和运用,不断提高档案数字化工作水平,积极谋划档案数字化远程利用方式和系统,使数字化工作发挥更大成效。

本文观点供交流参考